Tuesday, February 5, 2013

Kif il-Find & Replace tgħinni nsib l-iżbalji

Min minnkom kien segwa l-lezzjonijiet tiegħi fil-kors tal-qari tal-provi jaf li nistgħu nużaw il-Find & Replace (F&R) mhux biss biex inbiddlu ittri jew kliem imma anki karattri speċjali bħan-nonbreaking hyphen. Billi n-nonbreaking hyphen huwa karattru speċjali u m’għandux tast għalih, fil-F&R ikollna ndaħħlu kodiċi għalih biex il-programm jifhem għal xiex qed nirreferu. Dan il-kodiċi huwa l-aċċent circumflex li jinsab fuq it-tast tan-numru sitta (^) u t-tilde (~). Għalhekk jekk inkun irrid lill-Word isibli nonbreaking hyphen fid-dokument, jew jaqlibli sing normali għal nonbreaking hyphen, irrid nittajpja ^~ fil-kaxxi tal-F&R.

Bħal dan il-kodiċi hemm kodiċi oħrajn li nistgħu nużaw fil-F&R, u aktar ’il quddiem biħsiebni nikteb posta fuq dawn biss. Għal din id-darba biżżejjed insemmi kodiċi ieħor li jien ta’ spiss insib bżonnu, speċjalment fl-ifformattjar ta’ dokument. Dan jissejjaħ il-paragraph mark, u s-simbolu tiegħu għall-F&R huwa ^p. Osservaw li l-kodiċi għal simboli jew karattri speċjali dejjem jibda bl-aċċent circumflex. Fil-każ tagħna hawnhekk importanti li nosservaw ukoll li din il-p hija żgħira, mhux kapitali.

Il-paragraph mark, bħalma tistgħu tobsru, jirreferi għat-tmiem ta’ paragrafu – jiġifieri meta nagħfas ENTER biex nispiċċa paragrafu u nibda ieħor. Kif diġà semmejt fil-posta l-oħra rigward id-dnubiet mejta tal-word processing, sfortunatamant ħafna nies għadhom jittajpjaw żewġ paragraph marks wara xulxin biex jifirdu paragrafu minn ieħor, u b’hekk fil-fatt ikunu qed joħolqu paragrafu żejjed, vojt, bejn il-paragrafi. Dan m’għandux isir, u għalhekk bħala qarrej tal-provi jkollok iddur id-dokument kollu biex tneħħihom.

Permezz tal-F&R u l-kodiċi ^p dan tista’ tagħmlu malajr, billi ddaħħal ^p^p fil-kaxxa tal-Find what fil-F&R u ddaħħal ^p waħda fir-Replace with. Naturalment l-affarijiet mhux dejjem ikunu daqshekk faċli, speċjalment jekk il-klijent tiegħek ikun ġidra fl-ittajpjar elettroniku, jagħmel żbalji ta’ fformattjar bl-addoċċ, u jħallilek ġungla sħiħa bla tarf ta’ xejn x’tirranġa. Imma llum m’iniex biħsiebni nitbaqbaq fuq dan.

Minflok se nħares lejn possibiltà kif din il-funzjoni tal-kodiċi flimkien mal-F&R jistgħu jaġevolaw ftit mix-xogħol tal-qarrej tal-provi, u forsi anki jnaqqsulek l-iżbalji f’xogħlok.

--oooOOOOooo--

Qarrej tal-provi ġeneralment jaqra dokument ħafna aktar minn darba. L-ewwel darba jieħu l-idea ġenerali tal-argument, u wara jibda jiffoka fuq it-tifsila tiegħu, fuq l-ortografija, il-punteġġatura, eċċ.

Waħda mill-isfidi li qarrej tal-provi jista’ jsib hija d-distrazzjoni tat-test li jkun qiegħed jikkoreġi. Jekk wieħed ma joqgħodx attent jista’ jintilef fl-argumenti jew fl-istorja li jkunu ppreżentati fid-dokument, u minħabba f’hekk iħalli l-iżbalji ortografiċi u tal-forma jiskappawlu. Strateġija biex tevita dan hija li taqra d-dokument minn wara, ħalli b’hekk is-sens tal-kitba ma jfixklekx. Il-Word, permezz tal-F&R, jista’ jgħinek tuża strateġija oħra: ġiegħelu jaqliblek id-dokument kollu f’lista waħda twila ta’ kliem, b’kelma waħda f’kull vers. B’dan il-mod tkun tista’ tħares lejn kull kelma separatament mill-kuntest, u jkun aktar faċli tilmaħ xi ħaġa mhux f’postha. Naturalment, dan huwa stadju wieħed biss mill-proċess sħiħ. Fi stadji oħrajn ikollok bilfors tara l-kliem fil-kuntest biex tkun żgur li ma tfixkilx kelma ma’ oħra.

Ħa naraw kif, f’dan l-istadju, nista’ nuża l-Word biex jiffaċilitali x-xogħol.

ATTENT! Dan li se nagħmlu se jħarbat id-dokument għal kollox, għalhekk aħdem fuq KOPJA tad-dokument, MHUX l-oriġinali.

--oooOOOOooo--

Nagħmlu kopja tad-dokument biex naħdmu fuqha. Ftakar li f’din il-kopja se nqabbdu lill-Word jisseparalna l-kliem kollu fid-dokument, b’kull kelma f’vers għaliha.

Kull kelma hija magħżula fil-Word permezz tal-ispazji li hemm madwarha. Mela jekk nużaw il-F&R biex naqilbu kull spazju f’paragraph mark, kull kelma issa se tiġi f’vers għaliha. Għalhekk l-ewwel biċċa xogħol għandha tkun faċli:

  • Iftaħ it-tieqa tal-F&R.
  • Fil-Find what ittajpja spazju (kun ċert li jkun wieħed waħdu, għax ma jidhirx).
  • Fir-Replace with ittajpja l-kodiċi għal pragraph mark: ^p (mhux kapitali).
  • Ikklikkja Replace all.
Issa suppost għandek lista twila ta’ kliem, kollha f’vers għalihom.

Hawnhekk aħna ma jimpurtaniex mis-sens tal-kliem, għalhekk nistgħu nimxu pass ieħor biex ix-xogħol isir eħfef – jiġifieri biex insibu żbalji u diskrepanzi fl-ortografija aktar malajr: impoġġu l-lista f’ordni alfabetiku...

  • Nagħżlu Home > Select > Select all biex nagħżel il-lista sħiħa.
  • Mill-istess żigarella tal-Home immur Paragraph u nagħżel il-buttuna Sort (dik li għandha ittra A fuq ittra Z bi vleġġa ppuntata ’l isfel fuq il-lemin tagħhom).
  • Se titfaċċa t-tieqa Sort Text b’ħafna għażliet. Ħalli l-għażliet li hemm.
  • Ikklikkja OK.
B’hekk se jkollok il-lista skont l-alfabett. Jekk kellek xi paragrafi vojta fil-bejniet, jew numri u dati, dawn se jidhrulek fil-bidu tal-lista. Tagħtix kashom.

Issa tista’ tara l-lista bil-mod. Se tara li jkun aktar faċli tħares lejn il-kliem b’mod oġġettiv, u jekk qalb tużżana ‘maktur’ ikun hemm waħda ‘matkur’, din se taqbeż aktar malajr mill-paġna u taqbadha żgur.

Kollox sew. Issa x’nagħmel? Kif se nerġa’ nġib id-dokument kif kien biex ngħaddih lill-klijent? Dan żgur mhux se nibgħatulu lura hekk!

Dan id-dokument se tħallih kif inhu. M’għandekx għalfejn terġa’ taqilbu kif kien oriġinarjament. Tiftakar li konna għamilna kopja u konna warrabna l-kopja l-oħra, hux hekk? Tgħidlix li nsejt tagħmel hekk qabel ma bdejna dan il-proċess!

Mil-lista li ħoloqlok il-Word, immarka l-iżbalji. Issa iftaħ il-kopja oriġinali tad-dokument, u uża l-Find biex issib l-ortografija l-ħażina. Il-Word se jqabbżek mall-ewwel fejn hemm l-iżball. Ikkoreġi l-iżball fil-kopja l-oriġinali.

Jekk fil-lista għandek xi dubju dwar kelma – m’intix ċert fil-fatt hix tajba jew le – agħmel l-istess ħaġa: uża l-Find u ċċekkja l-kelma fil-kuntest tad-dokument.

Tassew li sakemm tagħmel din il-lista se tieħu ftit ħin, iżda maż-żmien se ssib li tiffrankalek ħafna xogħol u – aktar importanti – hemm aktar ċans li ma jaqbżulekx żbalji.

Nerġa’ nirrepeti, dan huwa stadju wieħed minn proċedura sħiħa li dokument għandu jgħaddi minnha waqt il-qari tal-provi. Fejn jidħol kliem bħal ‘min’ u ‘minn’, pereżempju, ikollok bilfors tara l-kuntest tad-dokument, u din il-lista f’dan il-każ mhix se tgħinek. Madankollu, b’dokument twil tista’ tiffrankalek ħafna ħin.

--oooOOOOooo--

Eżempju żgħir:
 
 Xellug: id-dokument oriġinali; Lemin: l-istess dokument irranġat f'lista alfabetika

Ikklikkja l-ħoloq hawn taħt biex tara eżempju ta’ paragrafu qasir, fil-forma ta' dokument oriġinali u bħala lista ta’ kliem separat. Iż-żewġ verżjonijiet għandhom l-istess żbalji. F’liema verżjoni tistgħu issibuhom aktar malajr? Kif tistgħu taraw il-lista qassamtha f’kolonni biex naħli inqas spazju fil-paġna.



--oooOOOOooo--

Xi ftit pariri oħra:

Ipprintja l-lista, għax aktar faċli taraha minn fuq karta milli minn fuq skrin.

Jekk ma tridx taħli ħafna karti u għandek dokument twil, qassam il-lista f’ħames jew sitt kolonni qabel ma tipprintja, ħalli ddaħħal aktar kliem f’paġna waħda.

Kif rajna hawn fuq użajna żewġ funzjonijiet differenti tal-Word, il-F&R u s-Sort. Din hija okkażjoni perfetta biex wieħed joħloq macro. Imma dik hija storja oħra. Nirrakkuntaha darb’ oħra...

No comments:

Post a Comment